Minggu ke 4. Pemrosesan Transaksi dan Struktur Pengendalian Intern

Minggu ke 4. Pemrosesan Transaksi dan Struktur Pengendalian Intern

4.1. Kebutuhan akan pengendalian

Pengendalian diperlukan untuk mengurangi eksposur-eksposur. Suatu organisasi dipengaruhi oleh eksposur yang dapat memberi akibat buruk bagi operasinya, bahkan sekalipun organisasi itu berjalan dengan baik. Banyak aspek dari pemrosesan komputer cenderung secara signifikan meningkatkan eksposur terjadinya kejadian yang tidak menyenangkan .analisis eksposur dalam organisasi sering dikaitkan dengan konsep siklus transaksi harus mengembangkan tujuan pengendalian yang rinci untuk setiap siklus transaksi .

4.2. Komponen Proses Pengendalian Internal
Proses pengendalian internal suatu organisasi terdiri dari lima elemen : lingkungan pengendalian, penaksiran risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pengawasan. Konsep pengendalian internal didasarkan pada dua premis utama, yaitu tanggung jawab dan jaminan yang masuk akal.

Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan dampak kumulatif atas faktor-faktor untuk membangun, mendukung dan meningkatkan efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu.
Faktor yang tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah :
1. Nilai-nilai integritas dan etika
2. Komitmen terhadap kompetensi
3. Filosofi manajemen dan gaya operasi
4. Struktur organisasi
5. Perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitenya
6. Cara pembagian otoritas dan tanggung jawab
7. Kebijakan sumber daya manusia dan prosedur

Penaksiran Risiko
Penaksiran risiko, komponen kedua dari pengendalian internal, merupakan proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang memengaruhi tujuan perusahaan.

Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik.
Tujuan pengendalian :
1. Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas untuk mengurangi peluang seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan menjalankan tugas sehari-hari mereka.
2. Prosedur mencakup perancangan dan penggunaan dokumentasi dan catatan yang berguna untuk memastikan pencatatan transaksi dan kejadian yang tepat.
3. Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen.
4. Cek independen dan peninjauan dilakukan sebagai wujud akuntabilitas kekayaan perusahaan dan kinerja.
5. Pengendalian proses informasi diterapkan untuk mengecek kelayakan otorisasi, keakuratan, dan kelengkapan setiap transaksi.

Informasi dan Komunikasi
Merupakan komponen pengendalian internal yang keempat. Informasi mengacu pada sistem akuntansi organisasi, yang terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan utang yang terkait.

Komunikasi
Komunikasi terkait dengan memberikan pemahaman yang jelas mengenai semua kebijakan dan prosedur yang terkait dengan pengendalian. Komunikasi yang baik membutuhkan komunikasi oral yang efektif, manual prosedur yang memadai, manual kebijakan, serta berbagai jenis dokumentasi yang lain.
Komunikasi yang efektif juga membutuhkan aliran arus informasi dalam organisasi yang memadai. Informasi semacam ini dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja, membuat laporan perkecualian, dan lain sebagainya.

Pengawasan
Pengawasan dicapai melalui aktivitas yang terus-menerus, atau evaluasi terpisah, atau kombinasi keduanya. Tujuan fungsi audit internal adalah untuk melayani manajemen dengan menyediakan bagi manajemen hasil analisis dan hasil penilaian aktivitas dan sistem seperti :
1. Sistem informasi organisasi
2. Struktur pengendalian internal organisasi
3. Sejauh mana ketaatan terhadap kebijakan operasi, prosedur, dan rencana
4. Kualitas kinerja personel organisasi

4.3. Pengendalian Pemrosesan Transaksi
Merupakan satu prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa elemen proses pengendalian internal diimplementasikan dalam suatu sistem aplikasi tertentu di setiap siklus transaksi organisasi. Pengendalian pemrosesan transaksi mencakup pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum memengaruhi semua pemrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk setiap aplikasi tertentu.

Pengendalian Umum
Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut ini :
1. Perencanaan organisasi pemrosesan data
2. Prosedur operasi secara umum
3. Karakteristik pengendalian peralatan
4. Pengendalian akses data dan peralatan
Pengendalian Aplikasi
Dikelompokkan menjadi pengendalian input, pengendalian proses, serta pengendalian output. Pengelompokan ini terkait dengan langkah-langkah dalam siklus pemrosesan data.
1. Pengendalian input dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pada tahap penginputan data.
2. Pengendalian proses dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan dan bahwa tidak ada transaksi yang terlewat yang tidak diproses atau bahwa tidak ada transaksi tambahan yang mestinya tidak ikut diproses.
3. Pengendalian output dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses yang telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah didistribusikan secara tepat.

Pengendalian Preventif, Detektif, dan Korektif
Pengendalian dikelompokkan berdasarkan sifat :
1. Pengendalian preventif berperan untuk mencegah terjadinya kesalahan dan kecurangan.
2. Pengendalian detektif berperan untuk mengungkapkan kesalahan dan kecurangan yang telah terjadi.
3. Pengendalian korektif berperan untuk membetulkan kesalahan yang telah terjadi

4.4. Etika dan Struktur Pengendalian

 a. Etika dan Budaya Perusahaan

Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar.

Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap perusahaan memiliki budayanya sendiri, yang di sebut budaya perushaan, yang mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada tingkah laku, dan praktik kerja para karyawan. Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika perusahaannya.

b.Mengkomunikasikan Tujuan-tujuan Pengendalian Intern

Manusia merupakan elemen penting dari setiap struktur prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari pengendalian intern adalah mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem bisnis. Jadi, perilaku dan aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di kendalikan sehingga tujuan organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian intern harus di pandang secara relevan dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai yakin bahwa pengendalian bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis dalam oprasi organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.

Soal dan Jawaban

1. Apa yang dimaksud dengan struktur pengendalian intern ?

Jwb:

- Proses Pengendalian Internal adalah sebuah proses yang dirancang untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan organisasi dapat dicapai.

2. Sebutkan unsur-unsur dari pengendalian internal ?

Jwb:

- Lingkungan pengendalian
-  Penetapan risiko
- Aktivotas pengendalian
- Informasi dan komuniaksi
- Monitoring/supervisi

3. Sebutkan faktor – faktor yang tercakup dalam lingkungan pengendalian ?

Jwb:

- Nilai-nilai integritas dan etika
- Komitmen terhadap kompetensi
- Filosofi manajemen dan gaya operasi
- Struktur organisasi
- Perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitenya
- Cara pembagian otoritas dan tanggung jawab
- Kebijakan sumber daya manusia dan prosedur.

4. Jelaskan tentang Etika dan Budaya Perusahaan ?

jwb:

- Setiap perusahaan memiliki budaya sendiri dan budaya inilah yang mendukung ataupun menghalangi perilaku etis di organisasi. Budaya perusahaan berhubungan dengan keyakinan umum, praktik, dan sikap keryawan. Sebaik apa pun kode etik yang dimiliki perusahan, akan menjadi tidak berarti jika ada masalah budaya yang signifikan dalam budaya organisasi.

5. Jelaskan dampak Lingkungan Bisnis Terhadap Pengendalin Internal ?

Jwb:

- Proses pengendalian internal suatu entitas bervariasi tergantung pada konteks ukuran organisasi; struktur organisasi, karakteristik kepemilikan; metode transmisi, pemrosesan, pemeliharaan dan pengevaluasi informasi; persyaratan legal dan regulator; diversitas dan kompleksitas operasi organisasi.

6. Apa tanggung jawab dari manajemen ? Jawab : C
a. Mengendalikan Intern dan audit
b. Mengubah penyelenggaraan struktur
c. Menetapkan penyelenggaraan strukur dan pengendalian Intern
d. Semua salah
jwb: C

7. Siapa saja yang harus mempunyai etika dalam proses transasksi? Jawab : B
a. Semua masyarakat sekitar perusahaan
b. Manajer. Karyawan. Personalia dan semua warga
c. Manajer saja
d. Benar semua
jwb: B

8. Identifikasi entitas, dan analisi terhadap resiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus dikelola, disebut… A
a. Penaksiran resiko   c. Lingkungan pengendali
b. Kebutuhan akan pengendalian d. Penawaran pengendali
jwb: A

9. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur, disebut… C

a. Penaksiran resiko   c. Lingkungan pengendali
b. Kebutuhan akan pengendalian d. Penawaran pengendali
jwb:C

10. Apa fungsi Pengendali dalam pemrosesan transaksi… A
a. Mengurangi eksposur, tetapi pengendalian tidak dapat memengaruhi penyebab terjadinya eksposur
b. Dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur
c. Biaya yang terlalu tinggi
d. Kebutuhan pengendali dalam transaksi

Jwb: A

REFERENSI:

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_akuntansi

http://www.anneahira.com/artikel-umum-sistem-informasi-akuntansi.htm

http://iispermatasari.wordpress.com/2011/01/05/sistem-informasi-akuntansi-dan-organisasi-bisnis/

http://datakuliah.blogspot.com/2009/11/siklus-pemrosesan-transaksi-sia-arus.html

http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/10/akuntansi-dan-teknologi-informasi-2/

http://www.ekonomikabisnis.com/arsip/teori-akuntansi-dan-pengembangannya.html

http://siswaddi.wordpress.com/2010/10/14/teknik-dan-dokumentasi-sistem/

http://adefahmi.wordpress.com/2010/11/09/tema3-penggunaan-teknik-teknik-sistem-dan-auditingpenggunaan-teknik-teknik-sistem-dalam-pengembangan-sistem/

http://b18273.blogspot.com/2010/11/teknik-sistem-dan-dokumentasi-sistem.html

http://www.scribd.com/doc/30623976/PEMPROSESAN-TRANSAKSI-SIA

http://gudangmakalah.blogspot.com/2009/04/makalah-pemrosesan-transaksi-dan_10.html

Minggu ke 3 Pengenalan Pemrosesan Transaksi

                                           

3.1.      Arus transaksi

Arus transaksi disebut juga arus kas adalah arus masuk dan arus keluar kas atau setara kas (cash equivalent) atau investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek dan yang cepat dapat di jadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan (Ikatan Akuntan Indonesia 2004 : 2.2). Arus Kas adalah arus kas masuk operasi dengan pengeluaran yang dibutuhkan untuk mempertahankan arus kas operasi dimasa mendatang (Brigham dan Houston 2001 : 47). Dari kedua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa Arus Kas adalah arus kas masuk dan arus kas keluar atau setara kas dalam periode tertentu yang berjangka pendek dalam pengelolaan uang yang dimiliki perusahaan.

3.2.      Komponen-komponen system pemrosesan transaksi

komponen pemrosesan terdiri dari

a) Input = Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.

b) Proses= Dalam system manual terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi

c) Penyimpanan=Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”. Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi

d) Output.= jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb

3.3.      Perancangan system tata buku berpasangan

Sistem berpasangan adalah sistem pencatatan semua transaksi ke dalam dua bagian, yaitu debet dan kredit. Kemudian kedua bagian ini diatur sedemikian rupa sehingga selalu seimbang.

Motode penyusunan tata buku berpasangan ada 2 yaitu motode ayat-ayat pindahan tunggal dan motode ayat-ayat pindahan berumpun(kolektif)

3.4       Sistem kode akun untuk pemrosesan transaksi

kode adalah suatu kerangka yang menggunakan huruf atau angka (atau kombinasi keduanya) untuk memberikan klasifikasi pada sesuatu.

· Tujuan Pengkodean

a) Mengidentifikasi data akuntansi secara unik

b) Meringkas data

c) Mengklasifikasikan rekening/transaksi

d) Menyampaikan makna tertentu

• Metode pengkodean

a) Kode angka atau huruf berurutan = tiap rekening diberi kode angka atau huruf ecara berurutan.

b) Kode angka blok= rekening dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan tiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan untuk memberi kodenya.

c) Kode angka kelompok diberikan dengan memberikan nomor kode untuk setiap kelompok, golongan, subgolongan dan jenis rekening.

d) Kode Mnemonic= Pemberian kode dengan menggunakan Huruf yang disingkat mendekati bentuk aslinya, misalnya, Aktiva lancar = AL, Jurnal Penjualan = JP, dsb.

3.5        Perancangan formulir dan pertimbangan-pertimbangan penyimpanan catatan

untuk menyimpan catatan dan memisahkan semua kegiatan transaksi kita bisa membuat suatu formulir. Formulir yang kita buat harus jelas dan memuat seluruh isi kegita transaksi

manfaat formulir adalah :

1. untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.

2. untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan

Soal dan Jawaban

1. Arus Transaksi disebut juga ?

Jwb:
- Arus kas

2. Apa yang dimaksud dengan arus kas, yakni..

Jwb:
- Arus kas adalah arus kas masuk operasi dengan pengeluaran yang dibutuhkan untuk mempertahankan arus kas operasi dimasa mendatang (Brigham dan Houston 2001 : 47).

3. Sebutkan komponen-komponen sistem pemrosesan transaksi

Jwb:

- input, proses, penyimpanan, output

4. Apa saja contoh Keluaran?

Jwb:

- Neraca saldo
- Laporan keuangan
- Laporan operasional
- Cek pembayaran

5. Apa yang dimaksud dengan penyimpanan…

jwb:

-Penyimpanan adalah Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar.

6. Apa yang dimasud pemrosesan transaksi?
a. Suatu proses transaksi suatu lembaga
b. Arus kas masuk operasi dengan pengeluaran yang dibutuhkan untuk mempertahankan arus kas operasi dimasa mendatang (Brigham dan Houston 2001 : 47).
c. Suatu Proses transaksi dalam kegiatan perusahaan
d. Kegiatan transaksi yang mendukung dalam kegiatan sehari-hari
jwb: B

7. Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya, disebut.. A
a. Input   c. Penyimpanan
b. Proses   d. Output
jwb: A

8. Dalam system manual terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal, disebut…
a. Input   c. Penyimpanan
b. Proses   d. Output
jwb: B

9. Yang termasuk tujuan pengkodean, yakni…
a. Pengeluaran dana
b. Proses data
c. Pemroses data yang di input
d. Mengidentifikasikan data akuntansi secara unik dan meringkas data
jwb: D

10. Gambaran atau rekaman dari suatu transaksi, disebut...
a. Penyimpanan
b. Output
c. Formulir
d. Input

Jwb: C